Wise Docs specialistas įspėja: 4 dokumentų valdymo klaidos, kurios lėtina įmonės darbą

Vidutinis darbuotojas, dirbantis su dokumentais, sugaišta apie 9 valandas per savaitę – tai 22 proc. viso darbo laiko – vien ieškant reikalingos informacijos.

Vienam dokumentui surasti prireikia vidutiniškai 18 minučių, o 83 proc. darbuotojų bent kartą buvo priversti iš naujo atkurti dokumentą, nes nerado jo originalios versijos.

Problema retai kyla dėl vienos priežasties – dažniausiai tai kelių pasikartojančių klaidų visuma, kuri sulėtina visą įmonės darbą ir didina riziką gauti baudas dėl BDAR ar VDI pažeidimų.

Wise Docs dokumentų valdymo sistemos specialistas išskiria keturias dažniausias tokias klaidas.

Kodėl dokumentų valdymo klaidos kainuoja brangiai?

• Prarastas laikas turi konkrečią kainą – jei kiekvienas darbuotojas per savaitę praranda kelias valandas ieškodamas dokumentų, šimtui darbuotojų per mėnesį susidaro apie 1200 prarastų darbo valandų. Tai prilygsta septynių pilnu etatu dirbančių žmonių mėnesio darbo laikui – tik šis laikas nesukuria jokios naudos įmonei, nes išleidžiamas ne darbui, o dokumentų paieškai.
• Ta pati klaida kartojasi, jei jos priežastis lieka nepašalinta – 46 proc. įmonių susiduria su situacija, kai darbuotojas iš naujo atlieka darbą, kurį jau anksčiau atliko kolega, nes nežino, kad reikiamas dokumentas jau egzistuoja.
• Neaiški dokumentų tvarka didina teisinių ginčų riziką – kai nėra aiškaus įrašo, kas, kada ir kokį dokumentą pakeitė ar patvirtino, įmonei tampa sunkiau įrodyti savo teisumą kilus ginčui su darbuotoju, klientu ar kontroliuojančia institucija.
• Kartu su išeinančiu darbuotoju dingsta ir jo sukaupta patirtis – Jjei darbuotojo žinios (sprendimų priežastys, susitarimai su klientais, ankstesni sprendimai) nebuvo tinkamai užfiksuoti dokumentuose, jam išėjus iš įmonės ta patirtis tiesiog dingsta.

Kaip dokumentų valdymo sistema susijusi su ERP?

Dokumentų valdymo sistema sprendžia konkrečią problemą – kaip saugoti, rasti ir tvirtinti dokumentus. 

ERP (Enterprise Resource Planning) sistema apima gerokai daugiau – ji integruoja finansus, tiekimo grandinę, gamybą, personalo valdymą ir klientų valdymą į vieną centralizuotą platformą, kurioje duomenys suvedami vieną kartą.

Įmonei, kuri planuoja diegti ERP sistemą, tvarkinga dokumentų valdymo sistema yra naudingas pirmas žingsnis – susisteminti dokumentų srautai ir aiškios prieigos teisės palengvina patį ERP diegimą. 

O įmonei, kuri ERP sistemą jau naudoja, dokumentų valdymo sprendimas ją papildo – automatizuoja dokumentų srautus tarp padalinių.

Daugiau informacijos → Kas yra ERP sistema ir kaip ji veikia?

1 klaida: dokumentai išbarstyti skirtingose vietose

Kai dokumentai saugomi darbuotojų kompiuteriuose, el. pašto dėžutėse, bendruose serveriuose ir popieriniuose archyvuose vienu metu, niekas negali būti tikras, kuri versija yra naujausia – jei du žmonės redagavo tą patį dokumentą skirtingose vietose, nėra aiškaus būdo sužinoti, kurią versiją reikia naudoti toliau.

83 proc. darbuotojų bent kartą teko iš naujo kurti dokumentą, nes jo originalo rasti nepavyko – jis liko kažkur tarp šių skirtingų saugojimo vietų. 

46 proc. įmonių susiduria ir su kita šios problemos puse – darbuotojas atlieka darbą iš naujo, nes tiesiog nežinojo, kad reikiamas dokumentas jau parengtas kito kolegos ir yra kažkurioje iš šių vietų.

Be centralizuotos sistemos, kiekvienas naujas dokumentas ne tik didina bendrą dokumentų skaičių, bet ir dar labiau apsunkina jų suradimą.

2 klaida: nėra aiškios prieigos kontrolės prie dokumentų

Personalo ir kituose įmonės dokumentuose saugomi darbuotojų ar klientų asmens duomenys – vardai, adresai, atlyginimai, sveikatos ar finansų informacija. 

Tokiems duomenims taikomas Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas (BDAR), kuris reikalauja, kad prieiga prie jų būtų suteikiama tik tiems darbuotojams, kuriems ji realiai reikalinga darbui atlikti – o ne visiems iš eilės.

Praktikoje tai reiškia, kad dokumentai neturėtų gulėti bendrame aplanke, prie kurio prieina visi darbuotojai, nepriklausomai nuo jų pareigų – pavyzdžiui, sandėlio darbuotojui neturėtų būti prieinami kolegų atlyginimų dokumentai.

BDAR pažeidimai gali kainuoti iki 4 proc. įmonės metinės apyvartos. 

Viena pigiausių priemonių šiai rizikai sumažinti – reguliarus prieigų auditas, pavyzdžiui, kas ketvirtį peržiūrint, kas ir prie kokių dokumentų šiuo metu turi prieigą.

3 klaida: dokumentų tvirtinimas vyksta rankiniu būdu el. paštu

Kai sutartis siunčiama el. paštu keliems žmonėms iš eilės ir kiekvienas iš jų atsako atskirame laiške ar prisega savo pataisytą dokumento kopiją, atsiranda kelios lygiagrečios versijos, o niekas negali būti tikras, kuri iš jų yra galutinė. 

Visas šis procesas – nuo pirminio sutarties išsiuntimo iki galutinio pasirašymo – užtrunka 5–7 dienas, o automatizuotoje sistemoje, kurioje visos pastabos matomos viename dokumente, tas pats procesas užtrunka vos 2–3 valandas.

Panašiai kainuoja ir rankiniu būdu apdorojamos sąskaitos – aiškinantis iš el. laiškų grandinės, ar sąskaita jau patvirtinta ir kas ją tvirtino, procesas užtrunka 3–4 dienas, o sistemoje, kur dokumento būsena matoma iš karto, tas pats procesas užtrunka vos kelias valandas.

Automatizavus šiuos procesus, klaidų tikimybė sumažėja iki 89 proc.

4 klaida: nėra aiškių dokumentų saugojimo terminų ir tvarkos

Personalo ir kitiems su darbo santykiais susijusiems dokumentams teisės aktuose nustatyti konkretūs saugojimo terminai, kurie kai kuriais atvejais siekia dešimtmečius net ir po to, kai darbuotojas palieka įmonę.

Kai įmonėje nėra sistemos, kuri dokumentus suskirstytų pagal tipą ir primintų apie jų saugojimo terminą, atsiranda du vienodai rizikingi scenarijai: arba dokumentai sunaikinami per anksti (ir jų prireikus vėliau, pavyzdžiui, kilus ginčui su buvusiu darbuotoju, jų tiesiog nebelieka), arba jie kaupiami neribotai be jokios tvarkos (ir per patikrinimą įmonė negali greitai jo parodyti).

Ta pati sisteminės tvarkos stoka pasireiškia ir kitu būdu – kai iš įmonės išeina ilgametis darbuotojas, kartu su juo dingsta jo per metus sukaupta patirtis: kodėl konkretus sprendimas buvo priimtas, kaip susitarta su klientu, kokia buvo derybų eiga.

Kuo mažiau tokios informacijos buvo užfiksuota dokumentuose, tuo daugiau jos prarandama negrįžtamai.

Paremkite mūsų veiklą. Ačiū. (Paysera e-bankas)