Augant įmonei, procesai tampa sudėtingesni, o duomenų kiekis – sunkiai valdomas atskiromis, tarpusavyje nesusijusiomis programomis ir lentelėmis.
Skirtingi padaliniai veikia atskirai, informacija dubliuojasi, vėluoja arba klaidina, o vadovybė sprendimus priima neturėdama pilno įmonės veiklos vaizdo.
ERP (Enterprise Resource Planning) sistema šią problemą sprendžia iš esmės – ji sujungia pagrindinius verslo procesus (pardavimus, pirkimus, gamybą, finansus, sandėlius, klientų valdymą) į vieną platformą, kurioje informacija matoma realiu laiku.
Contour Enterprise ekspertas paaiškina, pagal kokius konkrečius požymius atpažinti, kad įmonei laikas pereiti nuo „Excel” prie ERP sistemos.
Kokie požymiai rodo, kad įmonei laikas pereiti prie ERP sistemos?
- Duomenys tarp padalinių nesutampa. Kai pardavimų, sandėlio ir finansų skyriai turi skirtingą informaciją apie tą patį klientą, užsakymą ar likutį, nes kiekvienas veda savo į atskiras lenteles, priimti tikslų sprendimą tampa nebeįmanoma neskiriant papildomo laiko duomenims suderinti.
- Darbuotojai daug laiko sugaišta perkeldami duomenis iš vienos sistemos į kitą. Kai informacija (pvz. užsakymo duomenys) turi būti ranka perrašomi iš sandėlio programos į buhalterinę, kiekvienas toks perkėlimas užima laiką, kurį darbuotojas galėtų skirti kitoms užduotims. Kiekvienas rankinis įvedimas yra papildoma proga suklysti – neteisingai įrašyti skaičių, praleisti eilutę ar duomenų lauką..
- Vadovybė sprendimus priima neturėdama pilno vaizdo. Kai informacija išsklaidyta po kelis skirtingus šaltinius, vadovui reikia laukti, kol kiekvienas padalinys atskirai pateiks savo ataskaitą, o tuo metu situacija įmonėje jau gali būti pasikeitusi.
- Sunku sukontroliuoti, kas turi prieigą prie duomenų. ERP leidžia aiškiai nustatyti, kuris darbuotojas gali tik peržiūrėti duomenis, o kuris – juos keisti ar trinti, automatiškai kuria atsargines duomenų kopijas ir veda audito žurnalą, kuriame matoma, kas ir kada atliko konkretų pakeitimą – tai, ką atskirose programose ar „Excel” failuose sudėlioti ir prižiūrėti būtų žymiai sudėtingiau.
- Įmonei augant, duomenis tampa vis sunkiau tvarkyti. Kai atsiranda naujų padalinių, produktų ar filialų, kiekvienam iš jų reikia savo atskirų lentelių ar failų, kuriuos vis sunkiau suderinti tarpusavyje – informacija apie tą pačią prekę ar klientą gali skirtis priklausomai nuo to, kurį failą atsidarote.
Daugiau informacijos apie ERP sistemą ir jos naudą → Contour Enterprise ERP verslo valdymo sistema.
Kodėl atskiros programos ir „Excel” ilgainiui tampa brangesnis pasirinkimas nei ERP?
Trumpuoju laikotarpiu atskiros programos ir „Excel” lentelės atrodo kaip pigesnis sprendimas – nereikia investuoti į naują sistemą, darbuotojai jau moka jomis naudotis.
Tačiau ilgainiui šis pasirinkimas kainuoja daugiau dėl proceso neefektyvumo: kiekviena rankiniu būdu perkelta duomenų eilutė yra laikas, kurio negalima skirti kitam darbui, o kiekviena klaida (neteisingai perkeltas skaičius, pamiršta atnaujinti lentelė) gali kainuoti klientą, sandorį ar netikslią finansinę ataskaitą.
Įmonėse, perėjusiose nuo išsklaidytų sistemų prie ERP, administracijos darbuotojai vidutiniškai sutaupo apie 20 proc. darbo laiko – būtent dėl to, kad nebereikia rankiniu būdu ieškoti ir perkelti informacijos tarp atskirų programų.
Klientų užsakymų įvykdymo laikas tokiose įmonėse sutrumpėja apie 30 proc., nes užsakymo informacija automatiškai pasiekia visus su juo susijusius padalinius vienu metu, o ne keliauja per kiekvieną skyrių atskirai.
