Verslo procesų automatizavimas darbuotojams neretai kelia nerimą. Išgirdus apie naujos sistemos diegimą, gali kilti klausimas, ar dalį komandos netrukus pakeis technologijos.
Tačiau automatizavimo tikslas nebūtinai yra mažinti darbuotojų skaičių.
Dažnai siekiama sumažinti pasikartojančių užduočių kiekį, išvengti klaidų ir suteikti žmonėms daugiau laiko darbams, kuriems reikia patirties bei gebėjimo priimti sprendimus.
Kaip iš tiesų pasikeičia kasdienis darbas, kai užsakymų, atsargų ar tiekimo procesus pradeda valdyti automatizuota sistema?
Mažiau duomenų įvedimo, daugiau sprendimų
Įprastoje didmeninės prekybos įmonėje darbuotojai kasdien atlieka daugybę pasikartojančių veiksmų. Registruoja užsakymus, tikrina likučius, išrašo sąskaitas, perduoda informaciją sandėliui ir susisiekia su tiekėjais.
Automatizavus šiuos procesus, dalis veiksmų atliekama be nuolatinio žmogaus įsikišimo. Pavyzdžiui, klientų užsakymai gali būti automatiškai registruojami sistemoje, o reikiami dokumentai – parengiami pagal turimus duomenis.
Tai nereiškia, kad užsakymų vadybininkas tampa nereikalingas. Keičiasi jo atsakomybės. Užuot rankiniu būdu perkėlęs informaciją iš vienos programos į kitą, darbuotojas gali daugiau dėmesio skirti neįprastiems užsakymams, klientų poreikiams ir iškilusioms problemoms.
Sandėlio darbuotojai tampa geriau informuoti
Sandėlyje automatizavimas taip pat keičia kasdienę veiklą. Anksčiau darbuotojams galėjo tekti ieškoti informacijos skirtinguose dokumentuose, tikslinti prekių kiekius telefonu ar rankiniu būdu derinti užduotis.
Įdiegus sandėlio valdymo sprendimą, prekių judėjimas, užsakymų komplektavimas ir išsiuntimas gali būti registruojami vienoje sistemoje.
Darbuotojas vis tiek priima prekes, jas atrenka, patikrina ir paruošia išsiųsti. Tačiau sumažėja laiko, skiriamo informacijos paieškai ir papildomiems administraciniams veiksmams.
Sandėlio vadovas taip pat gali aiškiau matyti darbų eigą, įvertinti užsakymų srautus ir paskirstyti užduotis pagal esamą situaciją. Technologijos suteikia daugiau informacijos, tačiau darbo organizavimo sprendimai išlieka žmonių atsakomybė.
Pirkimų specialistai gali daugiau dėmesio skirti planavimui
Vienas svarbiausių automatizavimo privalumų – galimybė tiksliau kontroliuoti atsargas. Kai prekių kiekis pasiekia nustatytą ribą, sistema gali inicijuoti jų papildymą.
Tokie sprendimai, kaip „Terra B2B“, taip pat gali naudoti dirbtinį intelektą prekių užsakymo rekomendacijoms formuoti. Daugiau apie šios platformos galimybes galima sužinoti apsilankius terrab2b.lt.
Tačiau rekomendacija nėra tas pats, kas galutinis sprendimas. Pirkimų specialistas gali įvertinti sezoninius paklausos pokyčius, tiekėjų patikimumą, planuojamas akcijas ir kitas aplinkybes, kurių istoriniai duomenys ne visada pakankamai tiksliai atspindi.
Todėl darbuotojo vaidmuo tampa labiau susijęs su planavimu, rizikų vertinimu ir bendradarbiavimu su tiekėjais, o ne vien atsargų kiekių tikrinimu.
Klientų aptarnavimui lieka daugiau laiko
Kai užsakymų registravimas, dokumentų rengimas ir informacijos perdavimas vyksta automatiškai, klientų aptarnavimo specialistams nebereikia tiek daug laiko skirti įprastoms administracinėms užduotims.
Tai suteikia galimybę daugiau dėmesio skirti sudėtingesnėms situacijoms. Pavyzdžiui, kai klientui reikia nestandartinio pristatymo termino, pakeisti užsakymo sąlygas ar išspręsti kilusį nesusipratimą.
Automatizuota sistema gali pateikti aktualius duomenis apie užsakymo būklę ir pristatymo eigą. Tačiau gebėjimas suprasti kliento lūkesčius, susitarti dėl sprendimo ir palaikyti ilgalaikius santykius išlieka žmogaus stiprybe.
Ar visi darbuotojai lengvai prisitaiko?
Naujos sistemos diegimas ne visada vyksta be sunkumų. Darbuotojai būna pripratę prie ankstesnių darbo metodų, todėl pokyčiai gali kelti nepasitikėjimą.
Svarbu iš anksto paaiškinti, kokie procesai keisis, kokios užduotys bus automatizuotos ir kokių naujų gebėjimų reikės. Ne mažiau reikšmingi praktiniai mokymai bei galimybė užduoti klausimus.
Diegimo metu verta įtraukti tuos žmones, kurie kasdien atlieka automatizuojamus darbus. Jie geriausiai žino, kur dažniausiai pasitaiko klaidų, kokios išimtys atsiranda ir kuriuos veiksmus galima supaprastinti.
Svarbiausia – ne pakeisti žmones, o geriau panaudoti jų gebėjimus
Sėkmingas automatizavimas neturėtų būti vertinamas vien pagal sutaupytas darbo valandas. Svarbu ir tai, ar sumažėjo klaidų, pagerėjo aptarnavimo kokybė, o darbuotojai gali daugiau laiko skirti vertingesnėms užduotims.
Žinoma, automatizavimo poveikis darbo vietoms priklauso nuo konkrečios įmonės, jos veiklos apimties ir pasirinktų sprendimų. Vis dėlto procesų automatizavimas savaime nereiškia darbuotojų atleidimo.
Kai technologijoms patikimi pasikartojantys veiksmai, žmonėms lieka daugiau galimybių analizuoti, planuoti, bendradarbiauti ir spręsti sudėtingas problemas. Būtent toks technologijų ir darbuotojų gebėjimų derinys gali padėti įmonei augti neaukojant darbo kokybės.
